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Organiser un événement sans hôtesses d’accueil : Un manque à gagner

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Un évènement en vue ? N’oubliez pas de rajouter la touche d’efficacité. Faites appel à un ou une hôtesse d’accueil pour s’occuper de vos invités et participants.

Evénementiel : L’importance du recours à une hôtesse d’accueil

Lorsque l’on organise un salon, un séminaire, une conférence ou un événement quelconque, il est nécessaire de faire appel à une hôtesse d’accueil pour s’occuper des invités ou des participants à l’événement.

La qualité de l’accueil fourni détermine en effet l’image de marque de l’entreprise organisatrice. Le recours aux hôtesses d’accueil est donc vivement recommandé pour assurer une prise en charge optimale des invités et un déroulement exemplaire de l’événement.

La fonction des hôtesses sert d’ailleurs à pallier le manque de disponibilité des principaux organisateurs pour accueillir et s’occuper individuellement de chaque invité. Découvrez ici en quoi il est essentiel de ne pas faire l’impasse sur l’hôtesse d’accueil dans le cadre événementiel.

Les missions d’une hôtesse d’accueil dans l’événementiel

Assurer l’accueil des invités et participants

Organiser un événement réussi, quel qu’il soit, nécessite l’action concertée de plusieurs compétences et beaucoup de temps.

Au jour de l’événement, l’entreprise ou l’entité organisatrice est bien souvent absorbée par diverses préoccupations et ne dispose pas du temps matériel nécessaire pour assurer l’accueil des invités et leur installation.

Cela constitue l’une des raisons pour lesquelles il convient de faire appel à une hôtesse d’accueil ou à plusieurs, en fonction de l’envergure de l’événement. Accueillis dès leur arrivée, les invités peuvent être installés convenablement et pris en charge avec soin. A leur égard, les hôtesses se chargent de :

  • L’accueil physique ;
  • L’orientation et l’installation ;
  • La mise à disposition d’une documentation si cela est prévu ;
  • La fourniture d’informations pratiques concernant l’événement et son déroulement.

Le service d’hôtesse mis à disposition par Hotessejob.com assure cette prise en charge avec un professionnalisme reconnu depuis une vingtaine d’années.

Fort de ses près de 1 400 collaborateurs et d’une présence s’étendant à 6 grandes villes de France, l’entreprise est une référence pour ce qui est de la mise à disposition d’hôtesses d’accueil.

Mettre en confiance les partenaires et clients présents

Le rôle de l’hôtesse ne se limite pas à l’accueil des participants et à leur installation. Il inclut également de faire preuve de proximité avec les invités, partenaires et clients présents à un événement et de les mettre en confiance.

L’hôtesse est en effet une oreille attentive pour écouter et répondre aux différentes interrogations d’ordre pratique ainsi qu’aux questions spécifiques relatives à l’entreprise, à ses produits et à ses services.

Les fonctions assurées par l’hôtesse à l’égard de l’entreprise

Participer au succès de l’événement

L’une des clés du succès d’un événement réside dans l’accueil des participants. En effet, une fausse note dès leur arrivée suffit à gâcher leur humeur pour la suite de l’événement.

Le recours à l’hôtesse d’accueil permet d’éviter les errements et la confusion qui peuvent marquer l’arrivée des invités qui ne sont ni orientés ni pris en charge. Une prise en charge assurée par une hôtesse d’accueil permet d’éviter les fausses notes, contribuant ainsi au succès de l’événement.

Refléter l’image que l’entreprise désire véhiculer

Installée en première ligne pour établir le premier contact avec les participants et invités, l’hôtesse se révèle déterminante pour l’image de l’entreprise. Apprenez-en plus ici sur l’importance de l’image de marque pour une entreprise.

En effet, cette image se traduit principalement par la qualité de ses interactions et de la prise en charge qu’elle fournit aux différents invités.

Mais elle se traduit également par la qualité de la présentation physique de l’hôtesse, par sa tenue, par son affabilité et par la prévenance dont elle fait preuve.

Se priver d’hôtesses pour quelle qualité d’événement ?

Au regard de ce qui précède, il apparait crucial de recourir aux services d’une hôtesse dans le cadre événementiel. Se priver de ce recours signifie exposer l’arrivée des invités à l’indifférence et à l’incertitude quant au lieu où il convient qu’ils s’installent.

Cela signifie également de perdre le bénéfice :

  • D’un accueil chaleureux, apte à forger dans l’esprit des invités l’image d’une entreprise à la fois organisée et prévenante ;
  • D’une occasion de fournir des informations détaillées à des prospects invités ;
  • D’une opportunité de collecter des informations utiles quant aux clients.

Se priver du recours à une hôtesse revient enfin à laisser les participants dans le flou quant à de nombreuses questions pratiques, aussi basiques que l’emplacement des toilettes par exemple. Un événement sans hôtesse d’accueil a donc peu de chances d’être couronné de succès.

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