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5 conseils pour réduire les dépenses de votre entreprise

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Parce que vous lancez une nouvelle activité ou que vous cherchez tout simplement à réduire vos dépenses afin d’augmenter vos profits, économiser de l’argent est parfois essentiel sur le long fleuve non tranquille qu’est la vie d’un chef d’entreprise. Après avoir créé un planning budgétaire, il convient de mettre en place des méthodes et utiliser des outils spécifiques afin de faire économiser de l’argent à son entreprise. Voici quelques pistes.

Réduire l’utilisation de papier

Voici tout d’abord quelques chiffres pour prendre conscience que l’utilisation du papier dans une entreprise est un enjeu stratégique et financier, mais aussi écologique et sociétal :

  • Avec environ 9 millions de tonnes par an, la France est le 8e consommateur de papier au monde (la moitié est consommée par les entreprises) ;
  • Les dépenses liées au papier correspondent à environ 15 000 euros par an pour une entreprise de 100 salariés ;
  • 40 % de la déforestation dans le monde a pour but de satisfaire la consommation mondiale de papier.

 

Maintenant, voici plusieurs solutions simples à mettre en place pour économiser sur le papier :

  • Dématérialiser les factures et fiches de salaire ;
  • Prendre des notes sur une application numérique (Microsoft OneNote par exemple);
  • Utiliser un tampon encreur pro avec toutes les informations nécessaires pour ne pas avoir à donner une carte de visite ou imprimer d’autres feuilles ;
  • Stocker les documents internes sur un cloud (Google Drive par exemple).

Automatiser les tâches administratives

Que l’on soit honnête, les tâches administratives sont souvent fastidieuses, répétitives et longues. Elles peuvent se transformer en une véritable corvée au sein de l’entreprise. Cela nécessite du temps et un effort de concentration pour éviter une erreur qui pourrait engendrer des frais supplémentaires. Alors pour minimiser les coûts et simplifier certaines actions, il existe des outils vous permettant d’automatiser la facturation ou les paiements par exemple.

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Vous pourrez ainsi avoir un suivi rapide via votre ordinateur ou smartphone et cela aura des conséquences positives sur vos dépenses : paiement ponctuel des factures pour éviter les frais de retard ou meilleure prise de décision en ce qui concerne la gestion, sans parler du stress et des maux de tête que vous vous épargnerez.

Motiver ses salariés

La motivation est la clé de la productivité et la productivité engendre la rentabilité. Prenez soin de vos employés, soyez à l’écoute de leurs besoins et requêtes, mais, de plus, créez des liens avec eux pour développer le sentiment d’appartenance. En parallèle, prenez le temps de valoriser les membres de votre équipe en instaurant pourquoi pas des mini-réunions de 5 minutes par semaine (avec chaque employé ou avec un membre de chaque équipe) pour aborder les réussites ou, le cas échéant, faire part de critiques constructives.

D’autre part, il convient de fidéliser ses meilleurs éléments, les employés les plus performants qui partagent la même culture d’entreprise que vous. Échangez de manière régulière avec eux, pour connaître leur plan de carrière professionnelle, mais aussi personnelle afin de pouvoir leur proposer des trajectoires de croissance intéressantes. N’oubliez pas que c’est grâce à votre équipe que vous pouvez gagner et économiser de l’argent.

Faire le choix de l’occasion

Que cela soit pour l’installation de votre entreprise ou parce que vous souhaitez changer la décoration de vos locaux, n’hésitez pas à opter pour du mobilier d’occasion plutôt que du matériel neuf. En vous rendant sur des sites spécialisés dans les meubles d’occasion, vous vous rendrez rapidement compte qu’il est possible de faire de belles économies, sans négliger la qualité et encore moins l’esthétique ni le confort. Une autre possibilité est d’être attentif aux entreprises qui sont implantées dans votre secteur et qui envisagent de déménager. Elles pourront peut-être vous céder des meubles à prix cassés. Pour ce qui est de la déco ou du petit mobilier, pourquoi ne pas jeter un coup d’œil au Marketplace de Facebook qui regorge de bonnes affaires et d’annonces classées par zones géographiques.

Négocier

L’art de la négociation n’est-il pas le secret de l’économie ? Prenez le temps, au moins une fois par an, de faire le point sur vos factures et de comparer les prix que vous payez avec ce que proposent les autres fournisseurs. Faites marcher la concurrence, négociez des rabais. Pensez également à vérifier s’il est possible de faire appel à une seule et même entreprise ou compagnie pour différents services et ainsi accéder à des tarifs dégressifs. Appelez les entreprises avec qui vous travaillez depuis plusieurs années afin de voir s’ils sont prêts à vous proposer une meilleure offre. Une conversation téléphonique de quelques minutes peut vous faire économiser une grande somme d’argent sur le long terme.

 

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